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要做的事情很多,我如何用專案軟體Trello安排工作並停止拖延

停止拖延的情緒行為動力學》這本書寫到:

每一百個人當中,有二十個會拖延。

拖延,是正常現象,連微軟創辦人比爾蓋茲也身受其害。

根據《心理科學》期刊:

拖延帶來的只有一時快感,但隨後而來的是身心靈的長期傷害。

停止拖延的情緒行為動力學》這本書就是希望三個方法幫助你避免自己長期受害。

方法一:40/70原理

如果手邊有了部份資源,就直接開始,不要浪費時間等待。

我在準備Youtube頻道時才更體會,沒有一個文章或是影片能做到完美,相反的,當作到70分就能先上傳並觀看用戶的反映,之後再修改。

手邊有資源有想做什麼,就馬上開始去做,邊做邊修改。

方法二:誘因綑綁

每完成一個階段就自我獎勵,讓整個過程是充滿快樂的,這樣我們就不會因為痛苦而逃避現狀。

方法三:任務拆解

把工作內容拆解成更多的細項,接著循序漸進完成。

一來心理壓力比較小,二來能夠更掌握自己該做什麼。

比如說我前陣子承辦公司的喬遷酒會,如果我心中只想著要辦酒會,會對這個大項目感到陌生、恐懼,不知道該如何開始。

我如何將運用專案管理工具Trello將待辦事項拆分

Trello的網頁
Trello是由Fog Creek Software開發的一款免費的網路應用程式,常用來作為網路版的專案管理軟體。但在其主要開發者周思博看來,Trello是一個「水平化」應用,意思是說它的使用並不需要專業知識,各行各業的人都可以找到Trello的用途。

我利用專案管理的網站「Trello」協助我自己列出近期的代辦事項:

代辦事項

Trello」這個軟體是由同事推薦給我使用,經過兩個月的使用後,我覺得能夠幫助我有效掌握自己需要做什麼事情,未來要做什麼,讓我的時間安排更井然有序、也能更視覺化。

上班前,我會習慣先打開「Trello」的面板,看一下自己工作的辦理情形,這個網頁也是我常駐的分頁之一。

善用減法排定工作順序

在工作項目非常多的情況下,必須先釐清「輕重緩急」。

有些事情很重要,但可以晚點做,就把執行順序推到後面。

要先做緊急的事情,完成後工作也能少一項。

利用管理的方式,也能讓自己再完成後把代辦事項「挪」到完成區,我自己是在工作減少時會有種輕鬆一點的成就感。

所以當工作很多時,先把簡單、緊急得先完成,等稍有空閒後再一步一步完成重要卻不急的事項。

甚至,需要用減法來工作,如果有些事情是看似重要,但實際卻不應該由我來做的事情,必須直接拒絕。

進階解說

更專業的解說,可以參考電腦玩物的《為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序》文章,這篇文章很詳細的說明了這個網頁如何使用。

Trello的好處是他可以很彈性的編排,所以可以用成自己喜歡的樣式,可以客製化背景。

我的編排是分成「公司的待辦事項」、「個人的待辦事項」、「已完成」、「想去做的事情」。

透過這樣的編排,我能知道我的進度是如何,還有什麼事情沒有做,也比較不會疏漏,也更不會拖延。

來源
停止拖延的情緒行為動力學:華頓、史丹福、哈佛等名校爭相運用!學會「誘因捆綁」結合「任務拆解」,恆毅力、執行力全面提升!
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PG財經筆記

本名蔡至誠,中央警察大學畢業,曾任桃園市刑事警察大隊偵查員、蘆竹分局外社派出所所長,著有《我畢業五年,用ETF賺到400萬》一書。委託資產管理/投資建議/邀稿/轉載/演講,請聯繫:pgfinnote@gmail.com 或來電02-2502-8622(分機23)

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